Essere produttivi, quante volte avrai sentito questa frase? Quante volte, finita la giornata, pensi al tempo che hai sprecato o, peggio, alle attività incomplete e vai a letto con la sensazione di non aver concluso niente.

È colpa dei troppi impegni… non organizzati

Come molti, anche io, ad un certo punto della mia carriera, ho iniziato ad accumulare impegni.

Un grande numero di cose da fare aumenta la probabilità di commettere errori. Non sempre riesci ad essere: preciso, puntuale, a garantire la qualità, e così via.

Così ho iniziato a cercare un po’ in giro e ho scoperto che esistevano dei metodi. Da qui il mio studio.

Ti dico la mia sull’argomento…

Stilare una lista di cose da fare su un foglio, o su un dispositivo (cellulare, tablet, computer), è il primo passo da fare.

Perché dovresti scrivere una to do list?

Per almeno tre ragioni:

Ti libera la mente così puoi concentrarti sul fare
Non dimentichi quello che devi fare
Ti motiva a portare a termine le attività

A proposito di to do list, l’elenco dei buoni propositi è una delle liste più importanti, da stilare all’inizio di ogni anno, (ne ho parlato in questo articolo)

Si, ma nel pratico?

Divido l’organizzazione in due fasi:

La fase creativa che è la parte motivazionale
La fase strategica che si basa su un metodo

La fase creativa è il momento in cui prendi coscienza dei tuoi sogni, li tiri fuori dal cassetto e fai delle riflessioni in compagnia di te stesso. È la parte motivazionale, la base di tutto.

In questa fase scrivo su un foglio i desideri, i traguardi che vorrei raggiungere, le cose che vorrei comprare, i viaggi che vorrei fare e le cose che ho da fare.

La fase strategica è il momento in cui organizzo tutte le attività. Come ti dicevo, si basa su un metodo: il GTD.

Tratto dal libro Detto Fatto, traduzione italiana di Getting Things Done di David Allen, è stato ampiamente trattato online quindi non scendo nel dettaglio. Nel caso, ti lascio qui il link di Wikipedia per approfondire l’argomento.

Ho semplificato il tutto in cinque mosse:

✍🏼Compila la lista completa di cose da fare, incluse quelle quotidiane. Prendi la lista che hai stilato nella “fase creativa” e sviluppa ogni singolo obiettivo secondo degli step che ti permettano di raggiungerlo
✅Fai subito le cose che richiedono pochi minuti e segnale come complete
📝Crea una lista “da fare” e scrivi le attività che non puoi completare subito
🎯Crea delle liste per obiettivi. Ad es., se vuoi cambiare auto, redigi una lista dal nome “cambio auto” in cui inserirai attività del tipo: controllare pressione, tagliando, mettere in vendita, cercare automobili, andare a provare il nuovo modello xyz, etc.
🗓Metti a calendario quelle che sai di dover fare in un preciso momento

Nell’ottica di “liberarti la mente”, ti consiglio di stilare una lista di cose che decidi di fare “oggi” da aggiungere a quelle già inserite a calendario.

Per concludere…

Lascia sempre una dose di ozio che vada dalle tre alle sette ore al giorno,
al netto delle ore di sonno

È il tempo in cui:

sei con chi ami
ti ricarichi
trovi le ispirazioni

**Ti lascio con qualche “Take away”…**

Inizia un’attività e portala a termine prima di iniziarne delle altre. Solo così riduci al minimo gli errori e completi le cose. Il multitasking non è produttivo.
Non lasciare le attività più complesse per il “tempo libero”, nulla di più sbagliato. Vanno organizzate e fatte.
Limita le distrazioni, lascia il telefono senza suoneria ed avvisi (io lo metto in modalità notturna) e controllalo solo al completamento di un’attività.
Se arrivano nuovi input tipo telefonate, email, appuntamenti, che richiedono cose da fare, prenditi tutte le informazioni e inseriscile in “da fare”.
Quando aggiornare l liste. A parte segnare le cose fatte, non c’è un tempo preciso
Usa app ma ricorda di non farti ingannare dalle supermegastorie sui siti ufficiali che descrivono le numerose funzionalità. Le caratteristiche che devono avere sono:
- possibilità di creare più liste
- possibilità di impostare data e ora
- possibilità di poter accedere da vari dispositivi (quindi in cloud)
Personalmente, uso tre app su iOS:
- note
- promemoria
- calendario